Veel organisaties hebben een intranet in de lucht. Het bevat meestal statische informatie en functioneert als corporate naslagwerk voor medewerkers. Soms zie je een actieve component waarbij interactie mogelijk is. Ondanks dat leidt het vaak een leven langs de zijlijn. De oorspronkelijke doelstelling is onduidelijk geworden, beheer is niet of nauwelijks ingericht en actualiteit is ver te zoeken. En waarom er ooit aan begonnen is, is uit het collectieve geheugen verdwenen.
Valkuilen
Vaak is het probleem dat het aanbod van informatie medewerkers niet bereikt en dat de informatie vraag van medewerkers niet wordt beantwoord. Daar is visie voor nodig. Over de eigenschappen die een systeem moet hebben om dit probleem op te lossen. En als u besluit de oplossing tot ‘intranet’ om te dopen is dat uitstekend. Zolang het maar helder aangeeft wat het wel en wat het niet is. Bij de ene organisatie volstaat een statisch naslagwerk. Bij de andere organisatie is er behoefte aan aanvullende componenten: samenwerking, wie-is-wie, inzicht in competenties, toegang tot projectarchieven enz..
Scope
Een visie is geworteld in een scope: 'Wat is het probleem dat opgelost wordt?' en 'Wat gaat een oplossing voor ons doen?'. Daarbij loopt een project soms stuk op een discussie over wat intranet nu precies is. Terwijl de centrale vraag moet zijn hoe een geconstateerd probleem opgelost wordt en niet wat intranet exact is en voor u betekent. Voor je het weet beland je in een 'toolgedreven project'. De DNV visie op intranet is dan ook: zorg dat je een visie hebt, ook als er al een intranet is ingevoerd. Het houdt je scherp wat gebruikers verwachten en wat je wel en niet aanbiedt.
Aanpak
DNV werkt vaak met een 'systeemvisie', vastgelegd in een document dat in vijf stappen beschrijft:
- wat u met het ‘systeem’ intranet wil bereiken
- welke problemen er mee worden opgelost
- wie er wat van gaat merken
- welke doelen en eigenschappen worden nagestreefd
- hoe de oplossing er op hoofdlijnen uit kan zien
Toepasbaarheid
Deze insteek is niet alleen toepasbaar voor organisaties die aan een (nieuw)intranet beginnen, maar ook geschikt voor wanneer u ontevreden bent over het gebruik van intranet (aanbodgedreven). Of als u uw medewerkers beter wilt bedienen in hun zoektocht naar informatie (vraaggedreven). Want wanneer ze via externe sites eerder informatie over de eigen organisatie vinden dan via het intranet dan is dat in de regel niet gewenst.
Een visie op intranet is ook handig als je als organisatie een prachtige technische implementatie hebt gedaan van een intranet tool en je vervolgens denkt: ‘Hoe nu verder?’. DNV heeft met diverse klanten te maken die zich dit afvragen, bijvoorbeeld na een succesvolle SharePoint implementatie. Het werkt technisch perfect, maar het wordt niet gebruikt.
Ervaring
DNV heeft diverse klanten begeleid bij intranet trajecten waaronder Wageningen UR, SenterNovem, ING Bank Nederland, Trimbos Instituut, PWN Waterleidingbedrijf Noord-Holland. Met als kenmerk een primaire focus op de informatievraag onder (toekomstige) intranet gebruikers en de specifieke aandacht voor de positionering van een intranet binnen het instrumentarium van een organisatie.