DNV heeft de Voedsel en Waren Autoriteit geholpen bij het structureel in beeld brengen en organiseren van de belangrijkste kennisgebieden in het primaire proces.

De organisatie
De Voedsel en Waren Autoriteit (VWA) is de overheidsorganisatie die de veiligheid van voedsel en consumentenproducten onderzoekt en bewaakt. De VWA is ontstaan uit een fusie tussen de Rijksdienst voor Keuring van Vee en Vlees (RVV) en de Keuringsdienst van Waren (KvW). Het agentschap VWA functioneert onder het ministerie van LNV. De organisatie is verdeeld over vijf regio’s. Binnen de Regio Oost is het Project Kennismanagement opgestart.

De uitdaging
De fusie tussen RVV en KvW waarbij beide organisaties samenvoegd zijn onder een nieuwe naam was geen eenvoudig proces. Het was een politiek gevoelig traject met verschillende belangen. Er zijn een aantal aspecten te benoemen waar rekening mee gehouden moest worden: twee organisaties, twee culturen, twee manieren van werken, verschillende werkterreinen, enz. Ook heeft door de reorganisatie veel uitstroom en doorstroom van medewerkers naar andere functies plaatsgevonden, met als gevolg dat kennis is verloren gegaan of uit het zicht geraakt. Of zoals Robert Seegers, secretaris van de Projectgroep Kennismanagement, zegt: “Het formele en informele circuit is overhoop gehaald doordat veel medewerkers nu op andere plekken werkzaam zijn of de organisatie hebben verlaten. De automatismen zijn weg en het ‘oude netwerk’ functioneerde niet meer.” Alles bij elkaar, genoeg redenen om bewust met bestaande en nieuwe kennis om te gaan. De VWA Regio Oost heeft daarom Annelies Kleijsen van DNV gevraagd de organisatie daarbij objectief te begeleiden.

De aanpak
Met de filosofie ‘We maken het zo concreet mogelijk’ is de Projectgroep Kennismanagement samen met DNV van start gegaan. Om de betrokkenheid te vergroten is er breed in de organisatie naar medewerking gezocht. Aansluitend is binnen elke afdeling gezamenlijk een workshop georganiseerd. Zo werden de hoofdprocessen, aanwezige en benodigde kennis, resultaten en producten in kaart gebracht en een probleemanalyse gedaan. Een flink aantal medewerkers uit de afdeling zijn bij deze workshops betrokken geweest of hebben hun input kunnen geven. Daarna zijn vier zogenaamde gemengde workshops gehouden. Deze workshops gingen over de afdelingen heen en waren bedoeld om algemene thema’s en oplossingsrichtingen te identificeren met als insteek: ‘Wat is de rode draad?’. In al deze workshops is de structuur van de DNV Kennismanagement Navigator gebruikt als leidraad. Met teamleiders, hoofden en directieleden is eenzelfde workshop gehouden. Deze bottom-up benadering heeft een goed beeld opgeleverd van niveaus waarop verschillende thema’s op het gebied van kennismanagement opgepakt dienen te worden. Hierbij is een onderscheid gemaakt tussen thema’s waar binnen afdelingen aan gewerkt kan worden, onderwerpen die op regio niveau opgepakt kunnen worden en thema’s die landelijk geregeld kunnen worden. Regio Oost heeft van de regionale en afdelings thema’s een ‘ranking’ gemaakt en is nu volop bezig met de uitvoering van hun top drie.

Communicatie
Rondom het hele project is zowel voor als tijdens het traject uitvoerig gecommuniceerd naar de organisatie toe, zodat begrip en betrokkenheid bij de medewerkers is gecreëerd. Op deze manier hopen de VWA en DNV dat kennis weer op een natuurlijke manier gaat stromen en geborgd wordt binnen de nieuwe organisatie.