Lead Auditor en Trainer Matthijs Dierick schrijft columns over de ISO-transitie.
Nou, gefeliciteerd hoor. Als het goed is bent u nu in het bezit van een prachtig ISO 9001:2015-certificaat en kunt u een poosje vooruit. Als u dat certificaat nu nog niet heeft, dan staat u (even) met lege handen, want de oude ISO 9001:2008-norm is sinds 15 september jl. verlopen. De transitie was voor de ene organisatie een flinke klus, voor andere bedrijven eigenlijk een logische stap, die goed aansluit bij hoe men wil werken.
Ik moet zeggen, ik ben een groot fan van de nieuwe generatie managementsysteemnormen, mits die goed worden toegepast. Goed toepassen betekent: er continu mee bezig blijven, continu aanpassen, verbeteren en slimmer maken. Ik beloof u, wanneer u de normen leest, niet als norm, maar als leidraad voor een goede bedrijfsvoering, dan staat er geen enkele onzinnige eis in. Maar, zolang u die norm blijft zien als ‘daar moeten we aan voldoen’, dan zal uw systeem bol blijven staan met bureaucratische verplichtingen en moetjes die niet bijdragen aan enige vorm van verbetering.
Voorop in alle normen staat dat het gaat om uw organisatie beter te maken. En als u iets beter wilt maken, dan betekent het dat er zaken moeten veranderen. Denk nou niet als kwaliteitsprofessional dat u die oplossingen wel weet en dat u weleens zal regelen dat het uitgevoerd wordt. Dit is de voedingsbodem voor een falend systeem en een gefrustreerde kwaliteitsfunctionaris.
Betrek de directie, en als die zaken afschuiven naar u, span uw externe auditor voor uw karretje. Zo'n auditor kan soms meer tegen de directies zeggen dan u als medewerker. Laat afdelingen hun eigen boontjes doppen, zij weten veel meer van hun werk af dan u, dus hun ideeën zullen beter aansluiten bij wat men nodig heeft. Beperk als kwaliteitsfunctionaris uw rol nu eens tot de volgende twee taken:
- Wees een interne adviseur die gevraagd en ongevraagd advies geeft. De uitvoering van die adviezen ligt in de lijn-organisatie. Adviseren is iets anders dan doen.
- Durf het geweten van de organisatie te zijn. Rapporteer, analyseer, auditeer en leg risico's en zwakke plekken bloot. Laat anderen de risico's beheersen en oplossen: haal de kooltjes niet uit het vuur voor anderen.
Tenslotte: u bent niet het systeem en het systeem is niet u. Het gaat om de bedrijfsvoering waarin een organisatie moet kunnen uitblinken. Als de organisatie denkt dat u dat allemaal kunt regelen... Sterkte.
Ik stel voor: voor de komende audit die u krijgt, gaat u de organisatie niet meer rond, u gaat niet meer quick fixes toepassen. Laat de organisatie op haar beloop. Als u (nagenoeg) vlekkeloos uit de audit komt, top! Als het nu mis gaat, is er werk aan de winkel. Niet voor u, maar voor de directie en andere managers, want zij moeten ervoor zorgen dat uw organisatie kwaliteit levert.
Benieuwd naar de eerdere columns? Lees ze hier:
- Column 1: ISO 9001: blinde paniek of logisch nadenken?
- Column 2: Weg met het kwaliteitssystteem
- Column 3: Geef de auditor eens een weerwoord
- Column 4: Leiderschap past niet in een excelsheet
