Leveranciersaudit op afstand bij Galana NV
De eerste remote leveranciersaudit vond plaats bij het familiebedrijf Galana NV. Het bedrijf levert eigen geproduceerde bevroren bakkerijproducten aan de Australische supermarktketen Woolworths. Auditor Dominique Timp heeft de audit uitgevoerd.
Is het mogelijk een leveranciersaudit volledig op afstand uit te voeren? Wij vroegen kwaliteitsmanager Valerie Van Craeyveld hoe zij de remote leveranciersaudit ervaren heeft.Hoe ging de remote audit in zijn werking?
“De meeste documentatie werd voorafgaand aan de audit door Dominique opgevraagd, deze documenten heb ik in Microsoft Teams gezet. Eigenlijk is dit dus bijna hetzelfde als wat er tijdens een normale leveranciersaudit gevraagd wordt. Tijdens de audit hebben we de documenten samen doorlopen. Bijkomende informatie heb ik via Teams getoond door middel van het delen van onze beeldschermen. Daarnaast stelde Dominique veel vragen die ik mondeling beantwoord heb.”Hoe heeft u de remote leveranciersaudit ervaren?
“Ik geloof dat een volledige remote leveranciersaudit niet evident genoeg is om het praktische deel van de audit uit te voeren. Voor het gedeelte dat we nu gedaan hebben, ging dit prima, maar ik denk niet het een volledige audit zou kunnen vervangen. Het lijkt me meer iets voor een korte opvolgaudit tussendoor, of als voorbereiding voor een volledige audit. Daarom hebben we momenteel alleen het documentaire gedeelte uitgevoerd, de audit in de productieomgeving is uitgesteld naar juli.
Wij hebben veel documentatie digitaal, maar ook een gedeelte op papier. Dat is natuurlijk iets moeilijker om te delen voor de camera. Daarnaast is het niet altijd makkelijk om alles op één scherm te zien. Het fijnste zou zijn om met twee computers of schermen te werken, dan kun je al iets opzoeken terwijl de auditor een ander document bekijkt. Voor de auditoren die ver van de auditlocatie wonen is het natuurlijk wel handig om de audit op afstand uit te voeren, dit scheelt weer in afstand en reistijd.”
Hoe heeft de auditor de remote leveranciersaudit ervaren?
Auditor Dominique Timp: ‘Ik heb vooraf uitgezocht wat ik wilde zien en dit bij Valerie opgevraagd. Op deze manier is de audit snel en effectief verlopen. Het persoonlijke aspect is er op deze manier wel een beetje vanaf en het wordt meer een audit waarbij alles volgens het lijstje afgevinkt moet worden. Ook heb je minder feeling met wat er allemaal precies gebeurt’.Hoe heeft u zich voorbereid op een remote audit?
“Wij hebben ons goed voorbereid op de audit door allereerst heel veel overleg met IT om de praktische kant in orde te krijgen. Daarnaast heb ik heel veel documenten vooraf verzameld en in Teams beschikbaar gezet.”Heeft u tips voor bedrijven die nog geen remote audit hebben gehad?
“Het is erg belangrijk om te zorgen dat je alles voorafgaand aan de audit goed uitgetest hebt en dat er iemand van IT in het bedrijf aanwezig is tijdens de audit, die ondersteuning kan bieden als de verbinding niet goed werkt of als andere IT-gerelateerde problemen zich voortdoen.”
Dominique timp voegt hieraan toe: ‘Een goede voorbereiding is het halve werk. Wanneer alle documenten vooraf digitaal beschikbaar zijn en de audiovisuele middelen goed getest zijn, verloopt de audit vaak al een stuk beter’.
