Samenhang in Veiligheid: Geïntegreerd auditen van meerdere schema’s is stukken efficiënter
Als markt en maatschappij vragen om certificaten dan zullen ze er zijn. Opdrachtgevers zien VCA als een bewezen instrument om de veiligheid te borgen. De Certificerende Instelling (CI) die beoordeelt of een bedrijf het VCA-certificaat waardig is, zal met een minimale ‘overlast’, met begrip voor de praktijk en met sociale souplesse het stempel proberen te zetten. Als ook de verbetering van veiligheid en efficiëntie erbij winnen, dan heeft zij een tevreden klant.
Peter van Gelder van Fugro
‘VCA is een typisch voorbeeld van een eis van onze opdrachtgevers’, zegt Peter van Gelder, QHSSE-manager van Fugro. ‘Het is de opdrachtgever die om VCA vraagt. Bouw, infra en industrie hechten er veel waarde aan. Fugro beschikt al sinds 1998 over het VCA-certificaat. Binnen Fugro hebben we als wereldwijd opererende organisatie een uitgebreid veiligheidsprogramma en zijn er zeker overlappingen met de eisen van het VCA. Maar het vult elkaar ook aan. Natuurlijk zitten werkplekinspecties, veiligheidsoverleggen en -opleidingen al in ons eigen systeem, inclusief ingebouwde verbetertrajecten. VCA is daar zeker niet strijdig mee en gelukkig ontwikkelt het zich in dezelfde richting. Als een ‘veiligheidsoverleg’ van ons eigen systeem een ‘toolboxmeeting’ heet in het VCA-systeem, dan heb ik daar geen enkel probleem mee. VCA is in de kern een checklist: je telt bij wijze van spreken de toolboxmeetings en kunt een vinkje plaatsen. In die zin is het heel transparant. We willen alleen geen dingen dubbel doen.’Dat risico is wel aanwezig als je meerdere certificatieschema's volgt
Van Gelder: ‘Onnodig werk wil ik absoluut voorkomen. Certificeren is heel goed om onafhankelijk te laten bevestigen dat je organisatie geen zaken onbewaakt laat. En het is ook goed als ik zie dat bevindingen vanuit de externe audits overeenkomen met de resultaten van interne audits. Maar vele schema’s die ook per werkmaatschappij anders zijn ingebed en uitgevoerd is inefficiënt. Daarom hebben we dit jaar een slag gemaakt om vijf werkmaatschappijen onder één managementsysteem te brengen, gebaseerd op de ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, inclusief VCA. Onderlinge verschillen tussen de managementsystemen zijn er nu niet meer. Sinds dit jaar hebben we één auditperiode in mei, waarin al onze certificeringen door DNV worden geaudit. Wij zijn klant van DNV, mede omdat ze ál onze schema’s kunnen auditen, wat een enorme winst oplevert. Neem de directiebeoordeling, een typische formele eis van elke norm en dus ook van de VCA-checklist. Het is niet wenselijk dat de directie vijf keer per jaar voor elke werkmaatschappij afzonderlijk een dergelijk document moet opstellen.'Wat verlangt u van een externe auditor?
Van Gelder: ‘Een externe auditor moet iets toevoegen; we moeten er als organisatie iets aan hebben. In het geval van Erik, de lead-auditor van DNV, is dat zeker zo. Hij en zijn team hebben affiniteit en inzicht in onze organisatie en als auditoren kennen zij ook de behoeften van onze opdrachtgevers en collega-ingenieursbureaus. Ik ben heel blij met zijn aanbevelingen voor verbetering en de manier waarop ze benoemd en uitgelegd worden. DNV is van meerdere markten thuis en ze letten goed op wie ze naar welke klant als lead-auditor afvaardigen.’
Erik Boone van DNV
Erik Boone is namens DNV lead auditor bij Fugro en werkt nauw samen met zijn contactpersoon Peter van Gelder. Boone: ‘Ik ben in eerste instantie auditor en uitdrukkelijk geen adviseur. Maar als ik denk dat ik ergens behulpzaam ben door helder te formuleren, dan zal ik dat proberen. Voor de audit voer ik overleg met Peter en zijn team over de voornaamste pijlers van het systeem en over hoe en waar verificatiepunten bij de verschillende vestigingen zijn afgedekt. Dat helpt ook om het aantal interviews en bezoeken gericht en beperkt te houden. Bij een grote klant als Fugro plan ik een hele dag in om de hele VCA-matrix samen door te lopen. Die ‘vogelvluchtsessie’ maakt de rest van de audit veel efficiënter. Het voorkomt bijvoorbeeld dat je bij HR vraagt om de introductienieuwe-medewerkers als die op de afdeling of bij de chef plaatsvindt.’Wordt er vanwege COVID-19 meer op afstand gedaan?
Boone: ‘Hoeveel procent er op papier of op afstand mag en hoeveel op locatie moet, ligt vast. Ik kan niet alles beoordelen zonder op projectlocaties te kijken, mensen te spreken en daadwerkelijk een sondeerwagen aan het werk te zien. Een RI&E (risico-inventarisaties en -evaluaties), TRA’s (taakrisicoanalyses) en bedrijfsnoodplannen zijn heel goed op afstand te beoordelen. Interviews kunnen via Skype of Teams, vooral als je eerder al op een locatie bent geweest. COVID-19 heeft tot wat verschuiving geleid, maar niet tot opschorting.’Kom je veel non-conformiteiten, of afwijkingen, tegen?
Boone: ‘Over specifieke observaties of bevindingen spreek ik me nooit naar buiten uit. Bij Fugro wordt zéér serieus omgegaan met onze rapportages en dat is prima. Er zijn heel veel manieren waarop je normeisen verantwoord in kunt vullen. Het is voor ons heel praktisch als een bedrijf intern zaken consequent regelt, als ze bijvoorbeeld taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden universeel toebedelen. Ik heb altijd een kladblokje naast mijn auditformulieren, vooral om openstaande vragen even te parkeren. Die neem ik mee terug naar mijn begeleider binnen Fugro. Het leerpunt: trek vooral geen overhaaste conclusies. Zeker bij bedrijven als Fugro is meer onder controle dan ik bij één interview kan vaststellen. Meerdaagse audits geven de meest betrouwbare resultaten.’Zeg toch ‘ns iets over Fugro…
Boone: ‘Vooruit; Fugro bestaat uit creatieve en heel slimme ingenieurs die werken met goed gestructureerde projecthandboeken. En als ik – ergens anders – de procedure bijster ben dan ga ik terug naar de projectmanager: de ‘aanbieding’ is per definitie op orde, anders heb je namelijk geen bedrijf. Maar Fugro hoef je niet te kietelen om voor meer dan een zes te gaan. Zij streven sowieso naar een hoger cijfer.’
Whitepaper: Nieuwe VCA 2017/6.0
Wist u dat vóór 2 oktober 2021 alle VCA-certificaten omgezet moeten worden naar de VCA 2017/6.0 versie? VCA 2008/5.1. certificaten zijn vanaf deze datum niet meer geldig. DNV kan u helpen bij de transitie. De auditoren van DNV hebben een whitepaper opgesteld met alle wijzigingen. Lees hierin alles over de kernpunten van en verschillen tussen de oude en de nieuwe versie van VCA.
