In het kader van het jaarlijkse VCK Kwinta congres publiceerde Kwinta recent een interview met DNV GL op hun website. Het jaarlijkse VCK Kwinta congres is ondertussen een begrip geworden in de kwaliteitswereld. Telkens wordt er rond een actueel thema gewerkt, met boeiende sprekers en interactieve sessies. Dit jaar staat controle in de kijker: Waarom willen we het zo graag? Is het altijd nodig? Welke controle is er nodig voor bedrijven?
Controle is er altijd en overal, in allerlei vormen om ons heen: sociale controle, bedrijfscontrole, veilgheidscontrole,... "Het is volgens mij wel degelijk positief", zegt Anja Loos van DNV-GL.
Waarom vind je controle positief?
Anja Loos: Het zorgt ervoor dat een bedrijf grip kan houden op bijvoorbeeld de financiële situatie. Op die manier kan het maatregelen nemen om het bedrijf gezond te houden. Veiligheidsprocedures, ingebouwde sensoren die allerlei dingen volgen en desnoods ingrijpen en/of bijsturen zorgen er actief voor dat mensen en materiaal “sain et sauve” blijven.
Wat betekent controle vanuit het standpunt van een certificerende instelling?
Om door middel van een certificatie aan te tonen dat een bedrijf een norm naleeft, moet er een controle (audit) uitgevoerd worden.
"Controle is een begrip met meerdere betekenissen, afhankelijk van de context", schrijft Wikipedia. Wanneer we de definitie van controle bekijken vanuit het standpunt van de ISO 9001 is het aspect "naleven van de voorschriften, al of niet aanwezig zijn van een fout" van belang: worden de bedrijfsprocessen nageleefd, kloppen de cijfers, lopen de processen volgens de norm die onderschreven wordt?"
Tijdsgeest
Evolueert hetgeen gecontroleerd moet worden?
ISO heeft begrepen dat controle mee moet evolueren met de tijdsgeest. Waar in het verleden de implementatie van de ISO 9001 norm algemeen gekreun opleverde bij de medewerkers omwille van de zware documentatie-eis, is in de nieuwe versie de documentatie eis of handboek niet meer verplicht.
In de nieuwe gemeenschappelijke structuur (HLS) wordt er nu veel meer de nadruk gelegd op betrokkenheid van het management in het proces, context, belanghebbenden en risico’s, en vooral op meten en verbeteren. Nog steeds controle dus: niet meer op het in kaart brengen van de processen, maar wel veel directer toegespitst op verbetering van het bedrijf.
Wanneer wordt controle iets negatiefs?
Te veel controle, de "bemoeienis" uit de definitie, kan leiden tot onder andere micro-management, waardoor teamleden te veel kostbare tijd verliezen aan onnodige taken. Een juiste balans tussen controle en vrijheid is dus nodig.
Want te veel vrijheid leidt er dan misschien weer toe dat bepaalde taken niet op tijd worden uitgevoerd, waardoor een bedrijf een order kan mislopen, en er dus een financiële impact is. Wanneer controle en vrijheid in de juiste dosering worden toegepast, kan een bedrijf daarbij werkelijk opbloeien en substantiële groei verwezenlijken.
Hoe zit het dan met loslaten?
Daar komt een grote dosis vertrouwen aan te pas. Neem nu telewerken. Als werkgever moet je erop vertrouwen dat je personeel wel degelijk aan het werk is en geen boodschappen aan het doen is of de kinderen naar hun sport activiteit gaan brengen is tijdens de werkuren. En zelfs dat moet mogelijk zijn, zolang er duidelijke afspraken zijn over waar en wanneer er gewerkt wordt.
Profiteurs zullen er altijd zijn, maar die zitten ook gewoon op de werkvloer, en niet noodzakelijk enkel bij het telewerken. Jammer genoeg worden vele controlemechanismes in gang gezet om precies dat kleine percentage, dat buiten de lijntjes kleurt en een persoonlijke interpretatie aan de bedrijfsregels geeft, in de pas te laten lopen waarbij de overgrote meerderheid die wel volgens de regels speelt mee getroffen wordt.
Burn-out
Wat met mensen die niet kunnen loslaten?
Mensen met een aangeboren gevoel van controle lopen ondertussen steeds vaker tegen loslaten aan: het gevoel alles onder controle te willen houden overheerst op de duur, waardoor de stress toeneemt en uiteindelijk ook burn-out op de loer ligt.
Nu zijn er dus trends rond mindfulness en leren loslaten op de werkvloer, maar men kan zich de vraag stellen of die werkelijk de oplossing zijn. Om het een beetje cynisch te zeggen: zijn die praktijken er dan niet op gericht om ons dan allemaal hoe dan ook aan het werk te houden? In hoeverre wordt controle beïnvloed door de kosten? Kosten voor de samenleving, voor het bedrijf, tegenover een fysieke en/of mentale prijs voor het individu... Controle of juist niet? Het blijft een evenwichtsoefening... ."
Bron:VCK Kwinta
DNV GL zal ook aanwezig zijn op het VCK Kwinta congres. Kom langs, neem deel aan de Kortste Kwaliteitskwis en maak kans op een gratis opleiding rond de nieuwe ISO normen!
Interess? Registreer hier via de Kwinta website.