Lead Auditor en trainer Matthijs Dierick legt uit dat interne audits je organisatie moeten helpen en dat er draagvlak voor interne audits moet zijn tot in de top. Pas wanneer dit volle besef er is worden de audits de sleutel tot continue verbetering!
Een heleboel collega’s, die zich bezig houden met interne audits, hebben bij interne audits een sterke focus op compliance: voldoen we aan onze procedures? Voldoen we aan de norm(en)? Voor auditors is het ‘moment of fame’ wanneer zij een afwijking kunnen constateren, immers het gaat toch om compliance?
Welnu, als we nu eens lezen wat de normen verwachten bij interne audits dan gaat het hier ook om, maar er is meer: het gaat om de eigen eisen (de procedures, werkafspraken, werkinstructies en meer), én om de eisen van de internationale norm. In dit laatste zit de crux: Veelal wordt de laatste paragraaf van de norm 10.2 of 10.3, continue verbetering, vergeten. “De organisatie moet continu de geschiktheid, toereikendheid en doeltreffendheid van het kwaliteitsmanagementsysteem verbeteren.” Het systeem is de bedrijfsvoering, het systeem is de manier van werken. Het systeem leidt ertoe dat de (kwaliteit, veiligheid, milieu, etc) prestaties verbeteren (dat is het werkresultaat). De norm stelt dus dat we continu de manier van werken moeten verbeteren, om betere resultaten te krijgen. Wanneer we alleen checken of we volgens de regels van de norm en het eigen systeem werken, verandert er geen donder, verbeteren we niets. Nee, in de audits moeten we ook gaan kijken naar mogelijkheden tot verbetering.
Nu moeten we rekening houden met de beperkingen die elke auditor heeft, namelijk: omdat je onafhankelijk moet zijn, auditeer je altijd andermans werkzaamheden en nooit je eigen werk. En wie weet over dat “andermans werk” nu meer, jij, de auditor, of degene die elke dag die werkzaamheden uitvoert? De auditee is de expert die weet het meeste van dat werk, wij als auditors zijn slechts passanten. Maak gebruik van die expertise die de auditee heeft. Als de werkzaamheden beter, handiger, efficiënter kunnen zijn, zijn zij de mensen die daar antwoord op kunnen geven. De volgende vragen zullen nooit tot afwijkingen leiden, maar kunnen wel van enorme toegevoegde waarde zijn en kunnen bijdragen aan het verbeteren van de werkzaamheden (het managementsysteem):
- Helpt dit formulier, deze procedure, werkinstructie?
- Mis je onderwerpen in dit formulier, procedure, werkinstructie?
- Denk je dat het handiger, beter kan?
- Wat mis je? Wat heb je nodig om je werk goed te kunnen doen?
Als ik een externe audit uitvoer krijg ik zelden een eerlijk antwoord op deze vragen: auditees zoeken er iets achter, en ze zijn bang dat uitspraken (mis)(ge)bruikt worden door de auditor in zijn of haar eindrapportage.
Interne audits moeten minder spannend zijn. Introduceer interne audits als: “het zelfreinigend vermogen van de organisatie”. Gebruik bovenstaande vragen om bureaucratie uit je systeem te halen. Een overeenkomst tussen het gemiddelde managementsysteem en ik als persoon is: afvallen is veel moeilijker dan aankomen. We zien systemen maar groeien en groeien. Er is een klacht/afwijking, hup een extra procedure of een aantal extra controlepunten op een formulier. Maar in de loop van de tijd worden deze documenten voor het dagelijks gebruik steeds minder geschikt; “het moet van de ISO”, “het moet van de kwaliteitsafdeling”.
Alles wat in de ISO-norm(en) staat moet de organisatie helpen. De norm is een confectie pak dat je middels het managementsysteem omvormt tot een maatpak. Meer is niet altijd beter, minder kan soms beter zijn. Stel bovenstaande vragen, neem de antwoorden serieus, laat zien dat er iets mee gedaan wordt.
Interne audits moeten je organisatie helpen, draagvlak voor interne audits moet er zijn tot in de top. Pas wanneer dit volle besef er is worden de audits de sleutel tot continue verbetering!
Bron: Kwaliteit in Bedrijf