Tijdens uitzonderlijke situaties, zoals de situatie waarin we ons nu bevinden, vertrouwt u op een goed werkend managementsysteem. Daarmee kunt u aantonen dat uw processen in orde zijn en dat u als organisatie in control bent. Een goed werkend managementsysteem dat zorgt voor vertrouwen en continuïteit is daarbij van belang. U laat zien dat u in staat bent om diensten en producten te leveren zoals men van u verwacht. Een remote audit wordt hierbij ingezet als een efficiënte tool.
Een remote audit, wordt anders dan een fysieke audit op afstand wordt uitgevoerd. Hierbij wijkt de inhoud van de audit niet af van een traditionele audit op locatie. Met behulp van een digitale omgeving en de juiste audiovisuele middelen wordt er geauditeerd. De interviews worden online door de auditor afgenomen en ook de inzage van documenten en processen gebeurt ook online. Het is namelijk van belang dat de remote audit inhoudelijk precies zo uitgevoerd wordt als een fysieke audit. De auditor checkt en bekijkt daarom zoveel mogelijk ‘online’ om het managementsysteem objectief en goed te beoordelen.
Waarom een remote audit?
Vandaag de dag worden remote audits steeds vaker ingezet. Organisaties vestigen zich tegenwoordig niet alleen op één locatie, maar over meerdere locaties in het land én soms zelfs in meerdere landen. Hierdoor zijn de auditoren in staat bedrijfsprocessen van organisaties op een effectieve manier te beoordelen, zonder kostbare tijd te verliezen met reizen.
Op sommige momenten is het niet mogelijk om naar elkaar toe te reizen voor een audit. Als er in zo’n situatie voor zowel de auditor als voor de organisatie een risico is, biedt een remote audit uitkomst. De fysieke audit op locatie wordt, met inachtneming van de accreditatie voorschriften, vervangen door een zogenoemde 'remote audit'. De audit zal uitgevoerd worden door een auditor die uw organisatie door en door kent.
Hoe gaat een auditor te werk bij een remote audit?
Een auditor gaat bij een remote audit te werk op basis van de aandachtsgebieden die zijn doorgegeven. Hij stelt een auditprogramma op, waarin hij aangeeft welke afdelingen en functionarissen hij wil bezoeken en interviewen. Als de audit remote plaatsvindt, kan er in het auditprogramma terug gelezen worden welke onderdelen van de audit op afstand zijn uitgevoerd.
Tijdens de remote audit wordt er gebruik gemaakt van uw eigen digitale platform. Dit is prettig voor de medewerkers in de audit en ook helemaal in lijn met uw eigen informatiebeveiligingsregels. Wanneer de audit start, loggen de auditor en u in op dezelfde digitale omgeving en wordt het interview in de vorm van een videogesprek gestart. Er zal geen online opname gemaakt worden tijdens een remote audit, omdat het gesprek voor de geauditeerde hetzelfde dient te voelen als tijdens een fysieke audit.
Is remote auditeren toegestaan?
Remote auditeren is toegestaan. Instellingen die certificaten uitgeven dienen zich te houden aan de richtlijnen van de IAF MD 4:2018 om audits uit te voeren. In de IAF Mandatory Document 4 staan eisen die gesteld worden aan het gebruik van digitale technologie tijdens audits. In de Mandatory Documents van IAF staan eisen waar certificerende instellingen op worden getoetst door accreditatieinstellingen.Factoren om rekening mee te houden:
- Niet altijd alle onderdelen van een audit zullen remote kunnen worden uitgevoerd. Op bijvoorbeeld een productlocatie zal de auditor altijd fysiek de organisatie moeten blijven bezoeken. In dit geval kan een deel remote gedaan worden en de rest van de audittijd gebeurt op locatie.
- Tijdens remote audits zullen we altijd afhankelijk blijven van technologie zoals de beschikbaarheid van het internet en de stabiliteit van externe netwerken. De beschikbaarheid van audiovisuele middelen kan een kwetsbaar aandachtspunt zijn.
- De zichtbaarheid van de auditor binnen de organisatie zal minder zijn dan wanneer de auditor fysiek bij u op de locatie is. Dit kan van invloed kan zijn op de interne betrokkenheid bij de audit. Het is raadzaam om uw collega’s tijdig te betrekken en de organisatie van extra informatie te voorzien voor de audit.
Hoe kunt u zich voorbereiden op een remote audit?
- Ga met uw auditor in gesprek, om te bespreken welke onderdelen op afstand beoordeeld kunnen worden, zodat dit goed in het auditprogramma wordt weergegeven.
- Deel informatie over de nieuwe manier van auditeren binnen uw organisatie om iedereen goed voor te bereiden.
- Overweeg een deel van uw interne audits ook remote uit te voeren. Op deze manier raakt men bekend met online auditeren.
- Wees voorbereidt op de remote audit en creëer een geschikte ruimte met goede audiovisuele middelen voor de collega’s die geïnterviewd worden door de auditor.
- Begin op tijd en voer een online test uit met de auditor voordat de remote audit plaatsvindt om zo eventuele technische problemen op tijd op te kunnen lossen.
Leveranciersaudit op afstand
Het is niet alleen mogelijk om audits of afstand uit te voeren. Ook leveranciers audits of inspecties kunnen remote worden uitgevoerd.Galana NV heeft onlangs een leveranciersaudit op afstand gehad. Lees hier hoe dit in zijn werk ging.