In vrijwel iedere branche is ISO 9001 een begrip. De internationaal erkende norm op het gebied van kwaliteitsmanagement wordt gezien als een maatstaf voor transparantie en betrouwbaarheid. Om de norm te behouden, dient het kwaliteitsmanagementsysteem periodiek te worden getoetst door een onafhankelijke certificeringsinstelling. DNV Business Assurance deelt de top 5 van veelvoorkomende auditbevindingen in de bouw- en staalbouw uit de eigen benchmarkingtool Lumina.
“Er zijn best wel wat ISO-normen actief in de bouw en industrie”, begint auditor Albert Zwiesereijn van DNV Business Assurance. “ISO 9001 gaat over het kwaliteitsmanagementsysteem, ISO 14001 richt zich op milieumanagementsystemen, terwijl ISO 45001 zich richt op gezond en veilig werken. Daarnaast kennen we natuurlijk de VCA, in feite de ‘license to operate’ om überhaupt op een bouwterrein te mogen werken als zijnde (onder)aannemers. Al deze normen beschrijven wat er geregeld moet worden, terwijl het specifieke managementsysteem van een organisatie bepaalt en beschrijft hoe deze zaken worden geregeld. Op basis van het verzamelen van objectieve bewijsvoering wordt vervolgens door een auditor getoetst of processen en procedures in de praktijk ook daadwerkelijk zo worden uitgevoerd.”Planning en beheersing
DNV stelde een top 5 samen van de meest voorkomende auditbevindingen die direct of indirect een relatie hebben met de uitvoering van de primaire processen in de beton- en staalbouw. “Het eerste normelement waar ruimte is voor verbetering, is ‘8.1 operationele planning en beheersing’”, zegt Zwiesereijn. “Je moet als organisatie zelf bepalen welke eisen (criteria) verbonden zijn aan een bepaalde dienst en hoe je dat meet (beheerst). Hiervoor moet een proces worden ingericht. Het doel is om op die manier te borgen dat als een gebouw wordt opgeleverd, ook alle componenten aan de eisen voldoen. En in dat proces ontbreekt nog wel eens wat. Terwijl hoe eerder de fout wordt ontdekt, hoe lager de faalkosten zijn om een eventuele fout te herstellen.”Externe processen
Het normelement ‘8.4 beheersing van extern geleverde processen, producten en diensten’ staat ook in de top 5 van veelvoorkomende auditbevindingen. Zwiesereijn: “In de beton en staalbouw heb je altijd leveranciers nodig voor je eindproduct. Ook zij moeten voldoen aan de eisen die jij aan ze stelt, zowel op bedrijfsniveau als op dienst- of productniveau. Denk aan de betonmortel die aan een bepaalde samenstelling moet voldoen. Dat zul je ergens in je proces moeten monitoren. Jouw klant mag immers geen last hebben van het feit dat je zaken doet met externe leveranciers. Ook hiervoor moet je een proces inrichten om de eisen en afspraken die je met externe leveranciers maakt te bewaken.”Verbeteren
Ook normelement ‘9.1 monitoren, meten, analyseren en verbeteren’ vormt een aandachtspunt. “De ISO-norm schrijft voor dat je een aantal zaken moet meten. Je moet als organisatie bepalen wat je wilt meten en in welke frequentie. Maar daarmee is de kous nog niet af”, stelt Zwiesereijn. “Je moet ook wat doen met die bevindingen. Oftewel monitoren, meten, analyseren, evalueren en vooral: verbeteren. Als blijkt uit de metingen dat die ene betoncentrale elke keer te laat levert, roep je deze ter verantwoording. En zo zijn er legio zaken die je kunt meten en verbeteren.”Zelfregulering
Onderdeel van de ISO-normering vormt zelfregulering van de organisatie conform normelement ‘9.2 interne audit’. Zwiesereijn: “Wij worden ingehuurd als externe organisatie om het kwaliteitsmanagementsysteem te auditeren. Daar gaat echter een serie interne audits aan vooraf waarbij per afdeling interne processen worden gecontroleerd door mensen die zelf niet werkzaam zijn op de betreffende afdeling. Daar komt ten eerste een stukje kennis, kunde en training aan te pas om die interne audits op een juiste manier uit te voeren. Een aspect dat we overigens als DNV ook kunnen verzorgen, zodat mensen op de juiste wijze getraind en geïnstrueerd zijn. Wat we vaak tegenkomen, is dat een organisatie niet zo’n plan heeft of er onvoldoende invulling aan geeft. Zonde, want het is geen bezigheidstherapie; het doel is om zelf interne tekortkomingen op te sporen en op te lossen.”Tot slot wordt er niet altijd lering getrokken uit eventuele tekortkomingen. “Dat merken we bij normelement ‘10.2 Afwijkingen en corrigerende maatregelen’ waarbij organisaties meestal een te korte klap maken. Ze voeren wel een correctie door, maar ‘vergeten’ te achterhalen hoe de fout is ontstaan. Belangrijk voor het treffen van structurele maatregelen om te voorkomen dat het nog een keer misgaat”, verduidelijkt Zwiesereijn.
DNV verzamelt de gegevens van duizenden managementsysteemaudits die wereldwijd door de certificerende instelling zijn uitgevoerd. Deze gegevens zijn anoniem opgeslagen in Lumina, een database met meer dan 2,2 miljoen auditbevindingen. Via een gratis klantenportaal kun je jouw organisatie vergelijken met andere organisaties in dezelfde branche. Zowel nationaal als wereldwijd. Doe er je voordeel mee!
Dit artikel is eerder uitgegeven in het jaarboek van Beton en Staalbouw.