Column: Heb het nooit meer over ISO

In deze column geeft onze trainer en Lead Auditor Matthijs Dierick tips aan organisaties die het moeilijk vinden om het belang van de ISO-normen duidelijk te maken bij collega’s.

DEEL:

Deze week ben ik het weer tegengekomen: een aantal deelnemers van een organisatie (allemaal met een kwaliteitsfunctie), die het enorm moeilijk vinden het belang van de ISO-normen voor de organisatie voor het voetlicht van de collega’s te brengen. ‘ISO wordt alleen maar gezien als ballast’ of ‘ISO staat naast de bedrijfsvoering.’ De deelnemers hadden de ISO-normen van tevoren goed bestudeerd, maar konden het belang van die tekst absoluut niet doorvertalen naar de eigen bedrijfsvoering.    

Matthijs zijn tips aan organisaties

Ik heb ze de volgende tips gegeven – misschien heeft u er ook iets aan:

• Gebruik intern nooit het woord managementsysteem. Als het gaat om het kwaliteitsmanagementsysteem, spreek over ‘de bedrijfsvoering’:hoe doen we dingen?
• Vervang elke keer wanneer u de norm leest het woord ‘organisatie’ door uw eigen bedrijfsnaam.
• Communiceer in de organisatie niet lappen tekst van de norm (die is al moeilijk genoeg voor de kwaliteitsprofessionals) maar vertaal de eisen van de norm direct naar de interne bedrijfsafspraken.
• Besef dat u niet één op één kunt toetsen of een organisatie aan ISO-eisen voldoet: de norm schrijft voor WAT u moet regelen, de organisatie bepaalt HOE het is geregeld. U kunt enorm afwijken van uw eigen bedrijfsregels en nog steeds voldoen aan ISO-eisen. Maar het niet voldoen aan de bedrijfseisen is automatisch een afwijking van de norm.
• De norm bevat geen methoden van werken! Die methoden bepaalt u als organisatie zelf. Mensen aanspreken met termen zoals: ‘Dat moet van de ISO’, is aperte onzin.
• Besef dat al die procedures en werkinstructies die u heeft, niet de schuld zijn van de norm, maar het gevolg van hoe u het systeem heeft ingericht. Ik zeg niet dat die procedures, werkinstructies, formulieren allemaal overbodig zijn, maar durf ze ter discussie te stellen!
• Worden dingen in het managementsysteem gezien als ballast, als overbodig? Bediscussieer ze, pas ze aan, zoek naar een alternatieve werkwijze.
• Dingen hoeven niet per se op papier te staan om aantoonbaar te zijn: ga kijken bij de activiteit of die goed gaat, spreek met uw collega’s of ze de dingen weten die ze zouden moeten weten.
• Verzin geen nieuwe documenten voordat u zeker weet dat u iets niet kunt verwerken in al bestaande werkafspraken, trainingen, overleggen, enzovoort.
• De meeste bedrijven werken met uitgebreide computersystemen: daar wordt al ontzettend veel in vastgelegd. Kunt u die data niet gebruiken, combineren en analyseren om tot nieuwe inzichten te komen?
• Leg geen dingen vast omdat dat moet van de auditor. Auditoren zijn intens lui, onthoud dat. Wanneer u alles op papier zet maakt u die auditor blij, maar verdorie, het gaat er niet om die auditor te behagen; het gaat erom dat u die zaken vastlegt die u als organisatie nodig hebt.

Kortom, dat managementsysteem, de bedrijfsvoering, is continu in ontwikkeling. Uw processen moet u hierop aanpassen. Maar doe die aanpassingen omdat het u als organisatie informatie oplevert en omdat het u als organisatie helpt. Voer geen leveranciersbeoordelingen uit omdat dat moet van de ISO, maar voer ze uit om uw supply chain te verbeteren en te optimaliseren. Uw managementsysteem moet alleen dingen bevatten die u helpen. Helpen ze niet, pas het dan aan, verander het.

Wilt u meer columns van Matthijs lezen?

Download hier het boekje met alle columns van Matthijs van 2020.