Ga met de billen bloot bij de externe audit

Tijdens de externe audit hopen dat de auditor die ene fout niet ontdekt? Volgens onze trainer en lead auditor Matthijs Dierick moet u disfunctionerende onderdelen die u heeft ontdekt in de bedrijfsvoering juist met trots laten zien, uw managementsysteem werkt!

DEEL:

Oh, oh, wat is zo’n externe audit toch weer spannend. ‘Straks vinden ze wat’, of nog erger: ‘Straks vinden ze DAT’. Laten we vooropstellen dat externe auditoren geen KPI’s hebben op het aantal non-conformities dat ze schrijven, er is geen bonus gekoppeld aan elke major non-conformity  (althans niet bij de certificatie-instellingen die ik ken). Auditoren zijn vaak net mensen en ze hebben voor dit vak gekozen omdat ze het leuk vinden organisaties en mensen te helpen. Ja, er zitten soms ook zeuren tussen, inderdaad net mensen!

Fouten kunnen gemaakt worden

Weet u, de ISO-normen vinden het helemaal prima wanneer de bedrijfsvoering niet helemaal gaat zoals de bedoeling is. Er kunnen fouten gemaakt worden, er kunnen dingen misgaan. Daar is de paragraaf over corrigerende maatregelen voor opgenomen (10.2). Deze paragraaf, noem ik in mijn trainingen de paragraaf: ‘Er gaat iets mis’. Dat dingen niet gaan zoals gepland, is inherent aan het leven. 

Geef aan waar de zwakke plekken zitten

Nu kunt u hopen dat de auditor die fout niet ziet, niet vindt: een audit is immers een steekproef. Ik zou juist willen zeggen: ga in de audit met de billen bloot. Geef duidelijk aan dat u al weet waar de zwakke plekken zitten, geef aan welke zaken niet gedaan zijn. Nog voor de auditor het vraagt, gooit u al uw zorgenpunten op tafel. Laat zien dat u weet dat u niet compliant bent met de norm. Laat zien dat eraan gewerkt wordt, dat zaken zijn of worden aangepast, dat er een concrete planning is om het probleem op te lossen. Wanneer u al weet dat er iets loos is en u werkt eraan, dan functioneert uw systeem, dan bent u wel compliant. Er is dan geen enkele reden meer voor de externe auditor om u de gevreesde afwijking te geven? 

Eigenlijk zijn er drie scenario’s:  

• U heeft een probleem in uw managementsysteem of bedrijfsvoering ontdekt en u werkt eraan om het te herstellen en te verbeteren: alleen maar lof van de auditor! 
• In het tweede scenario vindt de auditor een afwijking in uw systeem waar u niet van op de hoogte was: dit zal veelal leiden tot een minor afwijking of non-conformity. So what, het is een beetje extra huiswerk, maar u en uw organisatie komen hier best overheen. 
• Het derde scenario is het ergste: u bent op de hoogte van het disfunctioneren van een onderdeel van uw managementsysteem, u gokt erop dat de auditor het niet ontdekt, maar hij of zij vindt het toch… Ja, dan zijn de poppen aan het dansen: immers het disfunctioneren is een non-conformity, maar het ontbreken van corrigerende maatregelen is dan gelijk de volgende. Twee non-conformities voor de prijs van één.  Afhankelijk van de ernst zou dit ook wel eens een major non-conformity kunnen worden. Dan bent u nog verder van huis. De regie over de snelheid van de oplossingen implementeren heeft u nu uit handen gegeven (de harde deadline van 13 weken is uw deel).

Wees trots

Uw managementsysteem werkt juist goed wanneer u daardoor disfunctionerende onderdelen van de bedrijfsvoering boven tafel haalt. Wees hier trots op. Deel uw geluk met de auditor, laat zien hoe proactief u heeft gehandeld. De auditor zal u belonen met complimenten en zeker niet met een afwijking. Met de billen bloot gaan in de audit heeft alleen maar voordelen, geloof me!

Speel open kaart

Speel open kaart bij de audit, vertel waar de problemen zitten, laat zien wat u eraan probeert te doen, laat zien dat het managementsysteem functioneert… en wellicht heeft de auditor nog wat tips en aanbevelingen om uw zorgen te verlichten.  

Bron: Kwaliteit in Bedrijf