De weg naar certificatie

DNV is van mening dat het certificatieproces nauw moet aansluiten bij de unieke situatie en wensen van uw bedrijf. De audit wordt daarmee een belangrijk managementinstrument om u gerichte informatie te bezorgen over die aspecten welke u belangrijk acht voor uw organisatie.

Risk Based Certification®, de unieke aanpak van DNV

Steeds meer organisaties stellen hogere eisen aan certificatie. Vanzelfsprekend wordt verwacht dat het certificatieproces de organisatie een toegevoegde waarde oplevert. Niet langer moet uw organisatie zich aanpassen aan het systeem, maar moet het systeem zich aanpassen aan uw organisatie. DNV heeft daarvoor een unieke methode ontwikkeld: Risk Based Certification®. Een certificatiemethode die nét even verder gaat. Bij Risk Based Certification® is het uitgangspunt dat het managementsysteem een bijdrage moet leveren aan het realiseren van de doelstellingen van uw organisatie. De nieuwe aanpak richt zich op die onderdelen van de organisatie die een directe invloed hebben op het behalen van de doelstellingen en/of waaraan het management zelf prioriteit geeft. U geeft in overleg met de auditor die aandachtsgebieden aan die voor uw organisatie belangrijk zijn. Deze aspecten worden in de uitvoering van de audit meegenomen.

Binnen het certificatietraject onderscheidt DNV de volgende fasen:

• Offerte aanvraag 
• Contract ondertekening 
• Proefaudit 
• Initieel Bezoek en documentatiebeoordeling
• Certificatie audit (Initiële Audit)
• Uitgifte certificaat
• Periodieke audits
• Hercertificatie

Offerte

Elke geïnteresseerde organisatie kan een offerte aanvragen bij DNV voor de beoordeling van het managementsysteem. Voor het uitbrengen van een offerte hebben wij de volgende gegevens nodig:

• De norm(en) waartegen het managementsysteem gecertificeerd moet gaan worden;
• De structuur van de organisatie, het aantal medewerkers en het aantal locaties van de vestigingen;
• De producten of diensten die worden geleverd.

Een offerte wordt vanzelfsprekend geheel vrijblijvend verstrekt!

Contract

Gaat u keuze uit naar DNV als partner in uw certificatieproces, dan kunt u het contract afsluiten. Bij de offerte is een overeenkomst gevoegd. Door deze te ondertekenen en in te sturen, gaat u een overeenkomst aan met DNV als certificatie-instelling.

Proefaudit

Voorafgaand aan het certificatietraject kunt u een proefaudit laten uitvoeren. De proefaudit is optioneel en geeft u inzicht in hoeverre uw systeem voldoet aan de eisen van de norm. Tegelijkertijd reikt de auditor uw organisatie eventuele knel- en verbeterpunten aan, waarmee u gedurende de verdere aanloop naar certificatie uw voordeel doet.

Initieel Bezoek en documentatiebeoordeling

Voordat de eigenlijke certificatie audit plaats vindt, brengen wij een inleidend bezoek aan uw organisatie.

Indien er geen proefaudit heeft plaatsgevonden, maakt u tijdens dit bezoek kennis met de auditor en andersom maakt auditor kennis met uw organisatie, de mensen en processen.

Het traject start met een beoordeling van uw (digitale) handboek op het voldoen aan de eisen van de gekozen certificatienorm(en). Daarnaast bepaalt u in overleg met de auditor de aandachtsgebieden en stelt het auditprogramma op. In het programma ziet u, welke aandachtsgebieden waar worden beoordeeld. De documentatiebeoordeling en het initieel bezoek worden afgesloten met een rapport en het definitieve auditprogramma.

Certificatie audit (Initiële Audit)

Tijdens deze audit draait alles om de praktische werking van uw managementsysteem.

Aan de hand van interviews met managementleden en medewerkers zal DNV zich tijdens de audit richten op de vooraf vastgestelde aandachtsgebieden, waarbij de eisen van de standaard(en) niet uit het oog worden verloren.

De eindbespreking omvat een samenhangende presentatie over de aandachtsgebieden. Ook verneemt u dan of een positief advies wordt afgegeven voor certificatie.

Uitgifte certificaat

Na afsluiting van de initiële audit en verificatie van corrigerende maatregelen naar aanleiding van eventuele bevindingen wordt het managementsysteemcertificaat uitgereikt. Het certificaat wordt ondertekend door het management van DNV en bevat zoal de volgende informatie:

• DNV-logo en certificaatnummer;
• naam, locatie(s), land van de gecertificeerde organisatie;
• de van toepassing zijnde norm(en) voor het managementsysteem;
• de geldigheidsduur (3 jaar);
• de condities voor certificatie;
• het betreffende accreditatie logo.

Periodieke audits

Nadat het certificaat behaald is, wordt de geldigheid jaarlijks gewaarborgd door het uitvoeren van een audit. Ook deze audits worden uitgevoerd op basis van aandachtsgebieden. De periodieke audits worden gebruikt om vast te stellen of eerder aangegeven verbeteringen zijn gerealiseerd en tevens de mogelijkheden tot verbeteren aangegeven. Omdat uw organisatie, systemen en processen natuurlijk niet stil staan, is het ook logisch dat de aandachtsgebieden per audit kunnen wijzigen. Deze komen immers overeen met wat voor uw organisatie op dat moment de belangrijkste aspecten zijn.

Hercertificatie

Tenminste twee maanden voor de vervaldatum dient een hercertificatie audit plaats te vinden om de geldigheid van het certificaat met 3 jaar te kunnen verlengen. Bij de hercertificatie zal de werkwijze dezelfde zijn als tijdens de initiële certificatie.

Raadpleeg onze Whitepaper 10 stappen naar certificatie om u voor te bereiden.